每周写周报是许多职场人的固定任务，重复度高、耗时且容易遗漏重点。本文将手把手教你搭建一个AI自动化流程：读取本周工作记录，生成结构化周报，并自动发送给指定邮箱。全程无需编程基础，使用常见AI工具与自动化平台即可完成。
**第一步：准备数据源**
在电脑上新建一个文本文件，命名为“本周工作记录.txt”。每天下班前用两三句话记录当天完成的事项、遇到的问题和明日计划。格式不必严格，例如“周一：完成客户方案初稿，与设计确认海报尺寸”。这个文件就是后续AI生成周报的原始素材。
**第二步：选择AI生成工具**
推荐使用支持API调用的国产大模型，如智谱清言、通义千问或Kimi。注册后进入开发者后台，创建一个API Key并复制保存。如果不想写代码，可以使用Coze或Dify等低代码平台，直接拖拽“大模型”节点。本文以Dify为例：新建一个工作流，添加“读取本地文件”节点，再连接“大模型”节点。在提示词框中输入指令：“你是一个周报助手。请根据以下工作记录，生成一份周报，包含本周完成、问题与风险、下周计划三部分，语言简洁专业。工作记录：{{输入内容}}”。
**第三步：配置邮件发送**
在Dify工作流中继续添加“发送邮件”节点。填写SMTP服务器地址（如QQ邮箱为smtp.qq.com）、端口465、你的邮箱账号和授权码。收件人写自己的邮箱或领导邮箱。邮件主题可设为“周报-{{当前日期}}”，正文引用大模型输出的结果。保存并发布工作流。
**第四步：设置定时触发**
回到Dify的“触发器”设置，选择“定时任务”，设定每周五下午5点自动运行。这样每周五下班前，系统会自动读取你更新过的“本周工作记录.txt”，生成周报并发送邮件。你只需每周五中午前更新记录文件即可。
**第五步：测试与优化**
首次运行前，手动点击“运行”测试。检查生成的周报是否遗漏关键信息，语气是否合适。如果发现AI把“问题”部分写得太简略，可以在提示词中补充“问题部分需包含具体影响和已尝试的解决措施”。反复调整两三次，就能得到稳定可用的周报模板。
**常见问题与技巧**
如果邮件发送失败，检查授权码是否过期，或换用163邮箱。如果AI输出格式混乱，在提示词中明确要求“使用Markdown格式，每部分用二级标题”。另外，建议每周备份一次工作记录文件，避免误删。对于需要添加数据图表的场景，可以在工作流中插入“代码执行”节点，用Python生成简单柱状图并作为附件发送。
这套流程将每周30分钟的周报撰写压缩到2分钟更新记录。你还可以举一反三，把“工作记录”换成“会议纪要”或“每日站会记录”，自动生成项目进度报告。AI实操的核心不是追求全自动，而是把重复劳动交给机器，把判断和优化留给自己。现在打开你的第一个工作流，从本周开始告别手动写周报。